Därför jobbar små team mer effektivt

Därför Jobbar Små Team Mer Effektivt

En stor fördel med små team är att de ökar den enskilda medarbetarens engagemang. Om du bryr dig om det du gör, gör du bra saker. Du ger allt, för du vill att det du gör ska bli bra. Det är kärnan i bra ett bra team. Om du inte bryr dig om det du gör, gör du bara precis det du förväntas göra. Det blir sällan bra. 

Foto Dylan Gillis / Unsplash

För några år sedan jobbade jag på ett IT-företag som gått från en traditionell, projektstyrd organisation till en agil organisation. Men i praktiken jobbade alla som tidigare. 

Först gjordes kravarbete av den grupp som sysslade med krav. De satt i egna möten. När de tyckte att de var klara överlämnades kravspecifikationerna till utvecklarna. Sist i kedjan satt testarna som kollade att utvecklarnas kod gjorde det som stod i kravdokumenten. När testarna hittade fel kastade de tillbaka koden till utvecklarna, som i sin tur pekade på kraven. På teamets återblick diskuterades ”otydliga krav” och ”slarviga utvecklare”. Det gick långsamt och för att öka hastigheten kastade ledningen in mer folk. Teamet växte.

Matematik och relationer

Det klassiska sättet att öka produktiviteten är att öka antalet människor. Det fungerar sällan. Effektiviteten sjunker eftersom antalet relationer inom teamet ökar exponentiellt med formeln (n×n-1)/2. Fem personer har 10 relationer, 10 personer har 45 relationer och 20 personer har 190 relationer. Kommunikationen bryter samman.

När team växer minskar också individerna sin ansträngning. Detta visades redan 1913 av den franska professorn Max Ringelmann. Han utförde ett experiment där ett antal personer drog i ett rep. Ringelmann noterade att ensamma män alltid gav 100 procent, men när antalet män ökade minskade den individuella ansträngningen snabbt. När det var åtta män som drog i repet gav var och en bara 50 procent. 

Tre amigos

En viktig agil princip är att självstyrande team ska vägledas av en person, inte av en kommitté. Denna person är produktägare med en vision om vad teamet ska göra. Det bör också finnas ett par, tre stycken som funderar på hur man gör det och en eller två som hela tiden ställer frågor som ”men om det händer …”, ”har ni tänkt på …”. Det är tre perspektiv: ”vad”, ”hur” och ”om”. I den agila världen kallas de tre perspektiven för tre amigos.

små team
Alla i det självstyrande teamet är gemensamt ansvariga för teamets misstag och resultat. Foto Mimi Thian / Unsplash

Storleken på ett agilt team är mellan 3 och 9 personer. Utvecklingsteamet diskuterar vad, hur och om tillsammans med produktägaren. Man pratar om konkreta exempel och hur man testar dem. Under samtalet använder man ett gemensamt språk. När man är överens skakar man hand. Man återkopplar löpande. Arbetet är ett gemensamt ansvar och alla i det självstyrande teamet är gemensamt ansvariga för teamets resultat.

Agila team

I internets ungdom jobbade jag i ett litet team på ett halvdussin personer som utvecklade internettjänster. Våra användare var medborgare som var vana vid blanketter och telefonköer. De var nöjda med de nya tjänsterna. Om någon blev frustrerad över tjänsterna blev vi i teamet också frustrerade. Vi försökte hela tiden hitta lösningar. 

Med tiden växte projektet. Vår lilla internettjänst blev inlemmad i ett större projekt. Våra enskilda bidrag späddes ut. Den direkta kopplingen mellan vad vi gjorde och användarna upphörde, vilket ledde till mer kontroll och byråkrati. Det var till slut fler som övervakade än som gjorde. Varje fel – oavsett felets storlek – växte i en byråkratisk process.

Om man på detta sätt ökar gruppens storlek utan att skala upp individens och teamets betydelse för helheten, kommer ansvaret och engagemanget att minska. Det leder i slutändan till sämre produkter. Medarbetarna kommer också att söka sig till andra ställen. Alla vill bli sedda.

Teamets kärna

I sin bok Ge och ta: en annorlunda framgångssaga, skriver Adam Grant om ett team som jobbar på ett callcenter. Teamets uppgift var att samla in så många donationer som möjligt för att finansiera stipendier till studenter. Omkring 90 procent av alla samtal blev avvisade. Sedan fick teamet prata med studenter som fått stipendium. När man förstod hur viktiga stipendierna var för de enskilda studenterna ledde det till en dramatisk ökning av mängden donationer som teamet samlade in. Teamet blev mer engagerade i sina samtal. Antalet donationer ökade med 144 procent och de genomsnittliga summorna gick från 412 dollar till mer än 2000 dollar. 

Ett fem minuter långt samspel med en stipendiemottagare räckte för att få individerna i teamet att bry sig. De förstod varför de ringde och tiggde pengar. När du ser och förstår värdet av det du gör börjar du bry dig om det du gör. 

små team
Man lyssnar på varandra istället för att klättra på varandra. Foto: Helena Lopes / Unsplash

I små team pratar och fikar man tillsammans. Alla blir sedda. Alla vågar bidra. Man behöver inte vara rädd för att bli ifrågasatt. Man lyssnar på varandra istället för att klättra på varandra. Om man sätter in fler personer i ett team, måste denna kärna av tilltro finnas kvar. När alla skapar värden de själva kan se och förstå fortsätter teamets medlemmar att arbeta effektivt. Ingen kan eller vill flyga under radarn. 

Stora team är inte ett problem i sig, men stora team blir ett problem om man tappar kontakten med teamets kärna av tillhörighet och mening. Man slutar bry sig och när man inte bryr sig om det man gör och för vem man gör det, kan man lika gärna jobba någon annanstans.