Så möter framtidens kontorslandskap dina behov

Så Möter Framtidens Kontorslandskap Dina Behov

Många upplever kontorslandskap som ineffektiva och tröttsamma. Telefonsamtal och små möten mellan kollegor stör koncentrationen, och det är vanligt att man flyr kontoret för att jobba i fred. Ljudstörningarna har skapat efterfrågan på en ny typ av kontorsinredning.

Kontorslandskapen har i de flesta fall införts för att spara pengar. Ett ensidigt pengafokus har skapat många dåliga miljöer, men landskapen har också sina goda sidor. Det blir lättare att få till snabba möten och diskutera sina idéer.

En tur bland kontorsmöbeltillverkarna på Stockholms Möbelmässa i februari 2020 visar att det är nya tider, och att kontorslandskapen är på väg att ändra karaktär.

– Ett illa fungerande kontorslandskap är en riktigt usel arbetsmiljö, medan ett väl fungerande landskap är det bästa arbetsmiljö man kan tänka sig, säger Lasse Karvinen, produktchef på finska Framery.

Jobbar agilt

Framery tillverkar poddar, alltså ett slags små ljudisolerade rum i landskapet, som kan användas för telefonsamtal, videomöten eller snabba möten mellan 2-4 personer.

Lasse Karvinen på Framery menar att utvecklingen går mot små snabba möten. Foto: Dagmar Forne

Han förklarar att den gamla strukturen, med enskilda cellkontor och stora sammanträdesrum inte alls passar dagens arbetssätt:

– Effektiva organisationer arbetar aglit. Man samlar inte 10 personer till ett förutbestämt möte för att ta beslut, utan gör hela tiden korta avstämningsmöten med ett mindre antal medarbetare, säger han.

Snacket stör

De där mötena sker ofta mitt ute i landskapet. De arbetskamrater som inte är involverade kan störas ofantligt. En enkätundersökning som kontorsmöbelföretaget Edsbyn gjort visar att mer än en fjärdedel (27,3 procent) föredrar en totalt tyst arbetsmiljö, medan exakt lika många föredrar ljud på avstånd. Det är få som uppskattar prat i den omedelbara närheten.

Men enligt undersökningen är det bara drygt nio procent som vill sitta i ett helt eget rum, så en övervägande majoritet verkar ändå vara tillfreds med att arbeta i kontorslandskap. Möjligheterna till korta möten befrämjar kreativiteten. Men landskapet ska helst vara utformat så att kollegorna inte stör varandra.

Datainsamling

Martella är ett familjeägt, finskt kontorsmöbelföretag, verksamt sedan 1945. På Möbelmässan ställer de ut sina uppdaterade poddar, nu försedda med hjul så att de lätt kan flyttas.

Poddar minskar störningarna i kontorslandskapet enligt Martelas arbetsplatsspecialist Kristin Breitenau Foto:Dagmar Forne

Kristin Breitenau är arbetsplatsspecialist på Martela. Hon förklarar att kärnan i Martelas affär är möbler för kontor och offentliga miljöer, men att företaget utvecklat kringtjänster. Säljarbetet inleds alltid med en redig behovsanalys och företaget samlar mängder av data för att öka kunskapen om hur människor jobbar på kontor. I dag har man fått ihop över 7000 medarbetarenkäter. Datainsamlingen är till för att kunna hjälpa kunderna bättre. Datan används som underlag när man tar fram nya produkter och föreslår lösningar.

Martela har nyligen publicerat en undersökning som visar att kollegors prat, telefonsamtal och frågor är det som orsakar flest ofrivilliga avbrott i arbetet.

En del försöker lösa störningsproblematiken med att bygga fler mötesrum, men Kristin Breitenau menar att det ofta blir både dyrt och ineffektivt.

Dämpar sorlet

– När man kollar hur ofta mötesrummen används, ser man att de ofta är upptagna. Ser man närmare på hur de används, finner man att de tas upp av en person som pratar i telefon eller sitter med sin dator. Eftersom mötesrummen på traditionella kontor ofta är byggda för minst sex personer är det ett stort slöseri.

Hon framhåller att liten pod för en eller två personer skulle tjäna samma syfte.

Vi kliver in i en pod som står utställd på mässan. När vi stänger dörren dämpas mäss-sorlet kraftigt och det blir väldigt lätt att fokusera. Men det är inte helt tyst, podden har stora glasväggar.

– Nej, helt tyst ska det inte vara, men måste ju kunna uppfatta exempelvis ett brandlarm, men ingenting av det vi säger hörs ut, säger hon.

Kristin Breitenau framhåller att nya arbetssätt har skapat nya behov och att förändringarna har gått mycket snabbt från cellkontor till kontorslandskap där alla hade sin plats, till aktivitetsbaserade kontor där ytan är öppen och man väljer plats på morgonen beroende på vad man ska göra och vilka man ska arbeta med under dagen. Företag vill gärna följa den senaste trenden, men både människor och verksamheter är olika, och alla klarar inte att jobba aktivitetsbaserat.

Fysisk, digital och social

– Den fysiska miljön påverkar arbetssättet, och nya arbetssätt ställer krav på den fysiska miljön, säger hon och förklarar att kontoret har fått en helt ny funktion.

Förr var kontoret platsen där jobbet utfördes. I dag är det en plats där medarbetarna möts för att utbyta idéer och stötta varandra. Arbetet är inte bundet till en plats, men ett bra kontor ger möjlighet både till gemenskap och till enskilt fokuserat arbete.

– Kontoret ska fungera både som fysisk, digital och social miljö. Alla komponenterna är lika viktiga, säger hon.

Mysigt och mjukt. Soffor med höga ryggar eller till och med tak skapar miljö för koncentration och förtrolighet. Foto:Dagmar Forne

Under rundvandringen på Möbelmässan syns många poddar i olika utföranden, men även sittmöbler som fungerar som skyddade små nästen för eget arbete eller för samtal. Två soffor med hög rygg i mjuk ull som ställs mittemot varandra skapar en trivsam helhet, samtidigt som ljuden dämpas.

Viktig återhämtning

De mjuka sofforna och kokongliknande stolarna inbjuder till både lekfullhet och återhämtning.

En stol heter just Cocoon. Den har inbyggt reglerbart ljus och en musikanläggning. Här kan man sitta och jobba, men också vila en stund.

Plats för återhämtning. En stol där man kan koppla av en stund med lite musik eller läsning. Foto: Jonas Pettersson

– Många glömmer bort att en arbetsdag också måste rymma tillfällen till återhämtning, säger Jonas Pettersson på Ergonova. Han menar att en arbetsmiljö där det finns möjligheter att dra sig undan en stund är hälsobefrämjande, och att företag har lättare att rekrytera och behålla duktiga medarbetare om arbetsmiljön tillåter vilopauser.

Hållbarhetstanke

Men det är inte bara ljuddämpning som behövs. Svenska Moow säljer moduler som är utformade för tuffare offentliga miljöer som sjukhus och skolor, men också för företag som behöver flexibla lokaler. Här ligger fokus lika mycket på ljus, ventilation, säkerhet och ljuddämpning. Modulerna är framtagna i samarbete mellan en rad olika expertföretag inom ventilation, ljus, akustik, säkerhet och inredning. Modulerna levereras i platta paket och de är enkla att montera.

Inte bara en podd, utan ett riktigt rum i landskapet. Foto:Dagmar Forne

– Vi säljer inte poddar, utan riktiga rum, säger Carsten Svensson från akustikföretaget Ecophon, som demonstrerar Moow på mässan.

Det finns en stark hållbarhetstanke bakom konceptet – på hemsidan lyfter man fram att det i Sverige varje år slängs ungefär 25 000 ton byggnadsmaterial när man bygger om kontor. Det motsvarat 43 000 ton koldioxid. Eftersom företag i dag expanderar och krymper i snabb takt är det inte hållbart med omfattande ombyggnader varje gång ett företag flyttar in. Dessutom vill företag i dag inte sitta med långa kontrakt. Framtidens kontor måste av hållbarhetsskäl bli mer flexibla. Framsynta fastighetsägare kan tillhandahålla råa lokaler med perfekt uppkoppling, och så får hyresgästen själv inreda med moduler, poddar och annat.

Ljus som piggar upp

Moow framhåller att deras moduler också ger en mycket sund arbetsmiljö – reglerbart ljus, god ventilation och bra akustik.

Peter K Andersson är digital chef på Brainlit, det företag som står för ljuset i Moow-modulerna. När vi tittar in är det fullt dagsljus i boxen, och man känner sig omedelbart upplyft och pigg.

– Det är i det närmaste flimmerfritt, reglerbart, biocentriskt ljus som efterliknar dagsljus, säger han och berättar att studier visar att skolbarn som får arbeta i denna typ av ljus presterar 12,8 procent bättre än när de sitter i vanligt klassrumsljus. Dessutom sover man bättre. Ljuset ökar graden av vakenhetshormon under dagen, och när det blir kväll kickar melatoninet in och man blir trött, förklarar han.

Efter en tid av förvirring och olika trender börjar kanske en ny standard sätta sig?

Företag som behöver konkurrera om skickliga medarbetare måste skapa attraktiva arbetsmiljöer, med utrymme både för gemenskap och fokus.

Lasse Karvinen på Framery är övertygad:

– Poddar, möjligheten att skapa rum i rummen, är inte bara en tillfällig trend – de ger en flexibilitet som blir den nya kontorsstandarden, säger han.

Dagmar Forne

Journalist, med ett långt förflutet på branschtidningen Dagens Handel. Numera frilans med djupa kunskaper inom handel men också stort hjärta för samhällsfrågor - hållbarhet, stadsbyggnad, säkerhet och integration.